Hvordan afholder du et arrangement i Ridehuset Aarhus?

Du har besluttet at afholde et arrangement i Aarhus, og din idé er så god, at du tror på et stort publikum. Du vil gerne afholde det selv, dvs. udenfor de etablerede spillesteder. Derfor har vi bedt Torsten Rosendal, som har mange års erfaring med arrangementer i Ridehuset, om at give sine bedste råd til nye arrangører.

Hvis vi tager udgangspunkt i Ridehuset – eller enhver anden tom venue, så melder følgende spørgsmål sig:

Strøm:
- Er der hvad vi skal bruge?

Toiletter:
- Er der hvad vi skal bruge?

Brandforhold:
- Hvor mange mennesker kan vi få tilladelse til? Husk at fraregne en ind- og udgang til rygeområde, som skal hegnes og dermed næppe får lov at tælle med som flugtvej. Hav en ansvarlig for brand, som ikke har andre opgaver end at sørge for, at alt er opfyldt til punkt og prikke – at flugtveje konstant er ryddede, at driftsjournal med test af nød- og panikbelysning osv. er udfyldt forud for åbning, at modtage brandinspektion på aftenen mm. Denne person skal ikke stå for afregning af kunstnere, barpersonale, problemer i garderoben eller andet.

Støj:
- Vil vi kunne spille højt nok i forhold til omgivelserne?

Opvarmning:
- Kan vi holde varmen? Ridehuset kræver mængder af ekstra opvarmning (udover stedets egen gulvvarme og sideblæsere) fra omkring november til april.

Bevilling:
- Søges hos Politiet. Som musikforening må man påregne at skulle finde en restauratør, som vil lægge en 05-bevilling til. Ellers får man ikke til senere end 03. Dette gælder kun Aarhus og ikke i resten af landet.

Budget:
- Toiletter, strøm og opvarmning er dyrt. Lydisolering praktisk talt umulig. Brandforhold kan næppe ændres.


Start med disse punkter og gå først derefter videre til nedenstående.

Lyd:
- Pas på med at bruge et (for) billigt firma. I en stor hal/sal er risikoen for, at det hele ender med at lyde som en svømmehal, meget større end på et diskotek/spillested, hvor akustikken gør, at det aldrig kan gå helt galt. Top-højtalere SKAL flyves (dvs. ophænges) og det SKAL være ”rigtig” PA som f.eks. L-Acoustic, d&b, TurboSound, Meyer eller lignende. Folk går jo, hvis det runger og lyder af lort, og det er dyrere end at leje ordentlig lyd til at starte med. 9 ud af 10 mobildisko-firmaer vil ikke kunne få Ridehuset til at lyde godt, selvom de påstår det modsatte.

Aftaler:
- Alle aftaler på skrift. Hvis du bestiller en lift og får oplyst en pris på 5.000 ex. moms inkl. levering og afhentning og modtager en faktura på 6.750 i stedet, er det VIRKELIG rart at have en mail liggende, hvori tilbuddet er skriftlig bekræftet. Det gælder også ved indleje af scene materiel, lyd/lys og i alle andre forhold. Det sker desværre meget ofte, at man af den ene eller anden grund ikke kan regne med et mundtligt tilbud. Og selvfølgelig i forbindelse med sponsorat. Få nedfældet på skrift præcist hvilken synlighed der er lovet f.eks. Red Bull eller Tuborg ved arrangementet og på tryksager/web mm., og hvad det er I modtager til gengæld. Ellers kan man risikere, at 20.000 kr. produkter bliver til 10.000 kr. produkter med henvisning til, at der var aftalt meget mere reklame i baren eller hvad ved jeg. Og det er der ikke noget som helst at gøre ved, hvis ikke man har en klokkeklar aftale på skrift.

Dørmænd:
- Her er der kun én ting at sige og det er: Brug Jonas Berthelsen og få ham til at sætte et hold. Jeg har prøvet med mange forskellige firmaer i løbet af mine 15 år som arrangør af/i Ridehuset, og der er ikke andre som duer. Han og hans folk står/stod for security på Fabriken i Klostergade, Reggae festivalen i Silkeborg alle år, Den Grimmeste Festival, Present Aarhus festival m.fl. og er klart de bedste og mest behagelige at have til sit event. Hans nummer er 4236 3780!

Der er 1.000 andre ting som kunne nævnes, men det her er de væsentligste hovedtræk.



Guiden er udarbejdet af Torsten Rosendal, som også er kendt under kunstnernavnet Helmuth Kool. Han har gennem mange år stået for Present Aarhus i Ridehuset og har stor erfaring med at afholde club-arrangementer.


Læs også Aarhus Kommunes information om Ridehuset her!